Det viktigaste
- Ramavtal anger villkoren och leverantörerna, medan de konkreta uppdragen kommer genom avrop.
- Som egenföretagare är du normalt underkonsult och omfattas av villkor som förs vidare från ramavtalet.
- Läs utvärderingsmodellen och alla skallkrav innan du bestämmer dig för att svara.
- Skriv CV:t så att varje krav tydligt kan verifieras med uppdrag, period och roll.
- Ha CV, referenser och certifikat redo eftersom svarstiderna ofta är mycket korta.
Ramavtal och avrop i korthet
När en myndighet, region eller kommun köper IT-konsulttjänster sker det oftast genom ett ramavtal. Ramavtalet är resultatet av en upphandling där ett antal leverantörer har kvalificerat sig för att leverera inom vissa områden, till exempel systemutveckling, arkitektur eller projektledning. Ramavtalet anger villkoren, men inte vilka konkreta uppdrag som kommer.
De konkreta uppdragen kommer genom avrop. När uppdragsgivaren har ett behov skickar den en avropsförfrågan till leverantörerna på ramavtalet. Beroende på hur ramavtalet är utformat kan uppdraget gå till leverantörerna i en viss turordning, eller konkurrensutsättas på nytt bland flera leverantörer där det bästa svaret vinner. Det senare är vanligt för konsulttjänster.
Ramavtal kan vara upphandlade av en enskild organisation eller av en central inköpsfunktion som flera organisationer sedan kan avropa från. För dig som IT-konsult betyder det att samma typ av uppdrag kan komma från många olika uppdragsgivare, men alltid via de leverantörer som finns på respektive avtal.
Din roll som underkonsult
Som egenföretagare är du sällan själv ramavtalsleverantör. Att vinna ett ramavtal kräver ofta omfattande anbud, krav på omsättning, kvalitetsarbete och kapacitet som en enskild konsult inte har. I stället kommer du in som underkonsult till en leverantör som har avtalet, ofta en förmedlare eller ett konsultbolag.
Det innebär att du har avtal med ramavtalsleverantören, och ramavtalsleverantören har avtal med uppdragsgivaren. Villkor från ramavtalet förs ofta vidare till dig: krav på sekretess, försäkring, rapportering, prisjustering och ibland säkerhetsskydd. Läs ditt underkonsultavtal noggrant och fråga om något i ramavtalet påverkar dig.
Var också medveten om att leverantören är bunden av vad den har lovat i ramavtalet, till exempel hur kompetensnivåer definieras och vilka takpriser som gäller. Ditt pris och din kompetensnivå måste rymmas inom de ramarna. Ett ramavtal för IT-konsulter kan alltså sätta gränser som inte finns i en privat förfrågan.
Så läser du en avropsförfrågan
En avropsförfrågan innehåller normalt en beskrivning av uppdraget, krav på konsulten, hur svaren kommer att utvärderas, önskad start, omfattning och ibland vilket format CV och svar ska ha. Läs hela underlaget innan du bestämmer dig för om du ska svara. Det är lätt att fastna i rollbeskrivningen och missa ett krav längre ner.
Var särskilt uppmärksam på utvärderingsmodellen. Det kan vara lägst pris bland konsulter som uppfyller kraven, en kombination av pris och kvalitet, eller en bedömning av hur väl konsultens erfarenheter matchar de beskrivna behoven. Modellen avgör var du ska lägga din energi i svaret.
Kontrollera också praktiska förutsättningar: arbetsort, andel arbete på plats, krav på säkerhetsprövning och om uppdraget har option på förlängning. Ett avrop som ser perfekt ut kan visa sig orimligt om det kräver fem dagar på plats i en annan stad. Säg nej tidigt om förutsättningarna inte passar, så slipper både du och leverantören lägga tid på ett svar som inte håller.
Om något i förfrågan är otydligt, fråga leverantören hur det ska tolkas. I många avrop finns en möjlighet att ställa frågor till uppdragsgivaren under svarstiden, och svaren delas då ofta med alla leverantörer. Det är bättre att få ett krav förtydligat än att gissa och riskera att svaret inte uppfyller kravet.
Skallkrav, börkrav och hur CV:t bedöms
I offentliga avrop skiljer man ofta på skallkrav och börkrav. Skallkrav är obligatoriska: uppfyller du inte alla, får svaret inte gå vidare, hur bra du än är i övrigt. Börkrav är meriterande och påverkar utvärderingen. Formuleringarna är ofta mycket precisa, till exempel ett visst antal års erfarenhet av en viss teknik eller erfarenhet från en viss typ av verksamhet.
Bedömningen görs ofta av personer som jämför CV:t rad för rad mot kraven. Det som inte tydligt framgår räknas inte. Skriv därför om eller komplettera ditt CV så att varje krav kan bockas av: vilket uppdrag, vilken period, vilken roll och exakt vad du gjorde. Använd gärna samma begrepp som avropet så att matchningen blir uppenbar.
Var noggrann med perioder. Om ett krav anger erfarenhet under ett visst antal år måste datumen i CV:t stödja det. Överdriv aldrig. Offentliga uppdragsgivare kan begära referenser och verifiera uppgifter, och felaktiga uppgifter kan leda till att leverantören diskvalificeras.
Tidspressen och hur du hanterar den
Avrop har ofta korta svarstider. Leverantören behöver dessutom tid för att granska och sammanställa svaret, vilket gör att du ibland bara har ett par dagar på dig. För att hinna svara bra behöver du ha det mesta förberett innan förfrågan kommer.
Ha ett grund-CV som är detaljerat och daterat, med uppdrag beskrivna så att de enkelt kan anpassas. Ha referenspersoner som har godkänt att bli kontaktade och vars kontaktuppgifter stämmer. Spara tidigare avropssvar, så att du kan återanvända formuleringar om liknande krav. Håll koll på certifikat och deras giltighet.
Svara också snabbt på frågan om du är intresserad. Leverantören vill ofta veta inom några timmar om du kan tänka dig uppdraget och om du är tillgänglig vid önskad start. Ett snabbt och tydligt besked gör att du prioriteras även nästa gång.
Tänk också på att du normalt inte bör offereras av flera leverantörer i samma avrop. Om du får förfrågan om samma uppdrag från två håll, välj en och tacka nej till den andra. Dubbla offerter kan i värsta fall leda till att båda svaren förkastas.
Tips för att lyckas med offentliga uppdrag över tid
Offentliga uppdrag belönar konsekvens. Konsulter som lyckas har oftast byggt upp erfarenhet av offentlig sektor, känner till hur beslutsvägar och styrning fungerar och kan visa referenser från liknande verksamheter. Ett första offentligt uppdrag gör det därför ofta lättare att få nästa.
Välj vilka avrop du svarar på. Att svara på allt sänker kvaliteten och gör att du blir offererad till uppdrag där du inte är konkurrenskraftig. Fokusera på avrop där du uppfyller skallkraven med marginal och har goda förutsättningar på börkraven. Fråga gärna leverantören om återkoppling efter avrop, även när du inte vinner, så att du lär dig hur utvärderingarna görs.
Att förstå hur ett ramavtal för IT-konsulter fungerar är en konkurrensfördel i sig. Digital First förmedlar även offentliga uppdrag till IT-konsulter i hela Sverige.
Vill du ha rätt uppdrag?
Skapa en konsultprofil och bli matchad mot uppdrag som passar din erfarenhet.