Onboarding av konsulter: de två första veckorna avgör

Den vanligaste anledningen till att en konsult kommer igång långsamt är inte bristande kompetens utan att förberedelserna inte är klara. Konto saknas, datorn är inte beställd eller ingen vet riktigt vad konsulten ska börja med. Varje dag som går åt till att vänta är en dag ni betalar för utan att få något tillbaka.

Starta förberedelserna så snart beslutet är fattat. Gör en enkel checklista med det som behöver vara klart till första dagen och utse en person som ansvarar för att den bockas av. Typiska punkter är konto och behörigheter, utrustning, passerkort, eventuell säkerhetsprövning, tillgång till verktyg och en plan för de första dagarna.

Skicka praktisk information till konsulten i förväg: var och när ni ses, vem som tar emot, vilka verktyg som används och om det finns något att läsa på innan. Det tar några minuter att skriva och gör att konsulten kan förbereda sig. En god onboarding av konsulter börjar alltså innan de har kommit in genom dörren.

Behörigheter tar ofta längre tid än man tror, särskilt i större organisationer där flera system har olika ägare. Gå igenom vilka system konsulten behöver för att kunna arbeta och beställ åtkomsten i god tid. Börja med det som behövs första veckan och lägg till resten successivt, i linje med principen om minsta behörighet.

Bestäm om konsulten ska använda er utrustning eller sin egen. Med er utrustning har ni bättre kontroll över säkerheten men måste beställa och konfigurera den i tid. Med konsultens egen utrustning behöver ni klargöra vilka krav som gäller och hur åtkomsten sker på ett säkert sätt. Valet bör styras av er säkerhetspolicy, inte av vad som går fortast.

Gå igenom era säkerhetsrutiner med konsulten under första dagen: hur information klassas, vilka kanaler som får användas, hur incidenter rapporteras och vad som gäller för distansarbete. Om uppdraget kräver säkerhetsprövning eller sekretessförbindelse ska det vara hanterat innan konsulten får tillgång till känslig information.

Varje konsult behöver en namngiven kontaktperson hos er. Det är den personen konsulten vänder sig till med frågor om allt från praktiska saker till prioriteringar. Utan en sådan roll riskerar frågor att bli liggande och konsulten att gissa, vilket sällan blir bra.

Kontaktpersonen behöver tid. Räkna med att de första två veckorna kräver mer av den personen än resten av uppdraget, och planera in det. En kontaktperson som är fullbokad i andra projekt hjälper inte mycket, hur kunnig hen än är.

Kontaktpersonen behöver inte vara chef. Ofta fungerar det bäst med en erfaren kollega i teamet som känner både verksamheten och tekniken. Komplettera gärna med en beställare som ansvarar för uppdragets mål och som konsulten träffar vid start och vid uppföljningar. Då är det tydligt vem som svarar på frågor om vad som ska göras och vem som hjälper till med hur.

Det är lätt att fokusera introduktionen på system och verktyg. Men en konsult som förstår varför verksamheten finns, vilka användarna är och vad som är viktigt just nu fattar bättre beslut i det dagliga arbetet. Avsätt tid för att berätta om verksamhetens mål, organisationen och hur uppdraget hänger ihop med helheten.

Presentera konsulten för de personer som hen kommer att samarbeta med, även utanför det egna teamet. Det kan vara produktägare, verksamhetsrepresentanter, drift eller säkerhet. En kort introduktion gör att konsulten vet vem hen ska fråga och att andra vet varför konsulten finns där.

Var också tydliga med de outtalade reglerna: hur beslut fattas, hur man kommunicerar, vilka möten som är viktiga och vad som förväntas av närvaro på plats. Det är sådant som tar tid att lista ut själv och som kan skapa onödiga missförstånd om det inte sägs högt.

Fördela gärna introduktionen över de första dagarna i stället för att samla allt i ett långt pass första morgonen. En konsult som får en överblick dag ett, möter nyckelpersoner dag två och går igenom verksamhetens processer under resten av veckan tar till sig mer, och hinner samtidigt börja arbeta.

För utvecklings- och driftsuppdrag behöver konsulten snabbt förstå den tekniska miljön. Ge en överblick över arkitekturen, de viktigaste systemen och hur de hänger ihop. Visa var koden finns, hur man bygger och kör den lokalt, hur testmiljöer fungerar och hur ändringar når produktion. Finns det dokumentation, peka ut den som är aktuell och var tydliga med vad som är inaktuellt.

Gå igenom teamets arbetssätt: hur ärenden hanteras, vad som gäller för kodgranskning, hur tester skrivs och vilken definition av klart som gäller. Det är bättre att förklara det tidigt än att konsulten lär sig genom att få sina första ändringar underkända.

Låt konsulten gärna arbeta tillsammans med en intern utvecklare de första dagarna, till exempel genom parprogrammering. Det är ett effektivt sätt att lära sig kodbasen och teamets vanor, och det ger samtidigt er insyn i hur konsulten arbetar.

Ett bra sätt att få fart på ett uppdrag är att planera för en liten, konkret leverans redan under första veckan. Det kan vara en mindre buggfix, en förbättring i dokumentationen eller en avgränsad funktion. Poängen är att konsulten tar sig igenom hela flödet, från ärende till produktion, och att eventuella hinder upptäcks tidigt.

Under andra veckan kan leveranserna bli större och mer kopplade till uppdragets egentliga mål. Gör en avstämning i slutet av andra veckan där ni går igenom hur starten har gått, vad som fungerar och vad som behöver justeras. Fråga konsulten vad som har saknats i introduktionen, och använd svaren för att förbättra er rutin för onboarding av konsulter.

En väl genomförd start betalar sig snabbt. Konsulten kommer in i arbetet, teamet får avlastning och ni får en tidig bild av om uppdraget är på rätt väg. Digital First hjälper gärna till att stämma av förväntningarna inför start.