Avrop från ramavtal: rätt konsult utan att tappa fart

Ett ramavtal är en färdig ram, inte en tom yta. Mycket är redan avgjort: vilka leverantörer som finns, vilka kompetensområden och nivåer som ingår, hur prissättningen fungerar och vilken avropsform som gäller. Innan ni skriver en rad i avropet behöver ni veta om ramavtalet medger direkt tilldelning enligt rangordning eller om det kräver förnyad konkurrensutsättning mellan leverantörerna.

Läs särskilt avropsvägledningen eller motsvarande bilaga. Där framgår ofta vilka krav ni får ställa i avropet, vilka utvärderingskriterier som är tillåtna och vilka villkor som inte går att ändra. Det som inte ryms inom ramavtalet kan ni inte lägga till i efterhand, hur rimligt det än verkar.

Om ni är osäkra på hur ramavtalet ska tolkas, fråga er inköpsfunktion eller upphandlingsjurist innan ni skickar ut avropet. Ett avrop på ramavtal inom IT som bygger på en feltolkning kan behöva göras om, och då förlorar ni mer tid än ni sparade på att gå fort fram.

De flesta förseningar uppstår före avropet, inte efter. Säkerställ att behovet är förankrat, att budget finns och att det är klart vem som fattar beslut om tilldelning. Bestäm också vem som ska utvärdera svaren och boka in tiden i kalendern redan nu. Ett avrop som ligger och väntar på att någon ska hinna läsa anbuden tappar fart och kan få leverantörernas kandidater att gå till andra uppdrag.

Beskriv uppdraget konkret: vad konsulten ska göra, i vilken miljö, med vilka beroenden och hur länge. Ange omfattning, startdatum, placeringsort och möjlighet till distansarbete. Om det finns krav på säkerhetsprövning, sekretess eller särskild behörighet ska det framgå tydligt, eftersom det påverkar både vilka kandidater som kan erbjudas och hur snabbt de kan börja.

Förbered även de dokument som ska följa med, som mall för svar, eventuell CV-mall och underlag för intervju. När allt finns på plats innan avropet skickas kan ni svara snabbt på frågor och hålla tidplanen.

Låt gärna någon som inte har skrivit underlaget läsa det innan det skickas. Frågor som ”vad menas med erfarenhet av integrationer” eller ”är distansarbete möjligt hela veckan” är lättare att besvara nu än som förtydliganden till alla leverantörer mitt i svarstiden. Ett genomläst underlag ger färre frågor, jämnare svar och en utvärdering som går fortare.

Krav är det som en kandidat måste uppfylla för att över huvud taget kunna komma i fråga. Utvärderingskriterier är det som avgör vem som är bäst bland dem som uppfyller kraven. Att blanda ihop de två är ett av de vanligaste problemen i avrop. För många skallkrav gör att ni riskerar att få få eller inga svar, och för få gör att ni får in kandidater som inte är relevanta.

Håll skallkraven till det som verkligen är nödvändigt från dag ett. Resten kan formuleras som bör-krav eller utvärderingskriterier, där mer erfarenhet eller kompetens ger ett bättre utfall i utvärderingen. Varje krav ska gå att verifiera, till exempel i CV, referens eller intervju.

Bestäm hur kriterierna viktas och hur de poängsätts innan ni ser några svar. Beskriv det i avropet så att leverantörerna vet vad som värderas. Det gör svaren bättre, utvärderingen snabbare och beslutet lättare att motivera om någon ifrågasätter det.

En kort svarstid kan kännas effektiv, men den kan ge sämre resultat. Leverantörerna behöver tid att hitta tillgängliga kandidater, stämma av intresse och kontrollera att kraven är uppfyllda. Är svarstiden för snäv får ni ofta färre svar, eller svar där kandidaterna inte är ordentligt avstämda. Kontrollera också om ramavtalet anger någon minsta svarstid.

Väg svarstiden mot hur komplext uppdraget är. Ett avgränsat uppdrag med vanlig kompetensprofil kräver mindre förberedelse än ett specialistuppdrag med säkerhetskrav. Tänk på helger och semesterperioder, och undvik att skicka ut avrop sent en fredag med svar på måndagen.

Ange tidplanen för hela processen i avropet: sista dag för frågor, sista svarsdag, period för intervjuer, planerat tilldelningsbeslut och önskat startdatum. När leverantörerna vet när intervjuerna sker kan de hålla kandidaterna informerade, och ni slipper att förstahandsvalet hinner tacka ja till något annat.

Ett återkommande misstag är att skriva kravprofilen efter en specifik person. Det leder till krav som bara en kandidat kan uppfylla och kan dessutom strida mot principerna för likabehandling. Utgå från uppdragets behov, inte från en tidigare konsult.

Andra vanliga misstag är otydliga eller motsägelsefulla krav, utvärderingskriterier som inte går att bedöma objektivt och att man ändrar förutsättningarna efter att avropet har skickats. Behöver något ändras ska alla leverantörer få samma information samtidigt, och svarstiden kan behöva förlängas.

Ytterligare en fallgrop är att använda intervjun till att bedöma saker som inte finns med bland utvärderingskriterierna. Intervjun är ett sätt att verifiera det ni har sagt att ni ska värdera. Förbered frågorna i förväg, använd samma frågor för alla kandidater och dokumentera bedömningen. Det skyddar er om beslutet ifrågasätts och gör det lättare att återkoppla till leverantörerna.

När utvärderingen är klar, fatta och meddela beslutet snabbt. Ge alla leverantörer besked samtidigt och var beredd att förklara utfallet. Kontrollera vad som gäller för en eventuell avtalsspärr eller väntetid innan avropsavtalet tecknas, och ta hjälp av inköp om ni är osäkra.

Förbered avropsavtalet och den interna starten parallellt med utvärderingen. Behörigheter, utrustning, säkerhetsprövning och introduktion tar tid, och det är först när konsulten är på plats och kan arbeta som avropet har gett effekt. Utse en kontaktperson som tar emot konsulten och vet vad som ska levereras de första veckorna.

Efter starten är det värt att göra en kort uppföljning av själva avropet. Vilka krav var svåra att verifiera? Var svarstiden rimlig? Fick ni de kandidater ni behövde? Erfarenheterna gör nästa avrop på ramavtalet smidigare. Digital First förmedlar konsulter även inom ramavtal och svarar gärna på frågor om hur svaren tas fram.